Perancangan Konsep Dan Kegiatan Administrasi Perkantoran di Perpustakaan
Oleh : ROFIURRUTAB
NIM :13040112130139 - Kelas C - Semester 2
Program Studi Ilmu Perpustakaan – Jurusan lmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro
Abstrak
Perpustakaan
merupakan lembaga yang bergerak pada bidang informasi. Perpustakaan memerlukan
pengolahan yang baik agar dapat bekerja dengan maksimal. Tentunya diperlukan
konsep untuk memulainya. Administrasi perkantoran bisa diterapkan dalam
perpustakaan. Karena pada dasarnya perpustakaan memiliki menejemen dan
administrasi yang sama dengan perkantoran.
Kata kunci : Perpustakaan, menejemen, administrasi
A. Pendahuluan
Menejemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi
dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan.
Menurut
W.H. Evans “Administrasi perkantoran merupakan fungsi
yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan
mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.”
Adapun manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol)
sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau
kegiatan.
Kini
konsep dan kegiatan perkantoran juga bisa diterapkan untuk perpustakaan dimana
sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia
informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung dengan manajemen
yang memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga
akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah dicanangkan. Untuk
mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan beraktivitas kantor yang
baik untuk diterapkan di perpustakaan , agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan
yang diinginkan. Kemampuan mengolah itu juga diperlukan untuk menjaga
keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif
dan efisien.
B. Pembahasan
Tempat dan layout lingkungan perpustakaan
Perpustakaan yang ideal pada dasarnya adalah sebuah
perpustakaan yang mampu memberdayakan masyarakat. Perpustakaan yang mampu
melakukan revolusi minat baca pada masyarakat. Mampu mengubah karakter
masyarakat dari tidak suka membaca menjadi suka membaca. Mengubah
masyarakat tuna informasi menjadi masyarakat yang berliterasi atau melek informasi.
Penataan ruangan dalam perpustakaan perlu diperhatikan. Ini
dikarenakan penataan ruangan yang ideal akan mendatagkan rasa kenyamanan bagi
pengunjung perpustakaan dan tentunya memilih lebih lama di perpustakaan.
Selama ini ruang perpustakaan terkesan sebagai ruang yang serius
dan kaku. Padahal perpustakaan dapat didesain dengan menarik dan terkesan
santai. Perpustakaan dapat didesain seperti tata ruang sebuah kafe. Penuh
pernik-pernik dan warna yang kontras.
Perpustakaan juga dapat menghadirkan taman dalam ruang baca. Kehadiran taman
ini diharapkan akan semakin membuat pemustaka betah untuk melakukan aktivitas
membaca, diskusi, belajar, dan mendengarkan musik di perpustakaan.
Desain ruang yang menarik tak harus mahal. Semua jenis perpustakaan dari yang
besar, menengah, bahkan yang tergolong pas-pasan dapat melakukan hal ini.
Perpustakaan yang sederhana jika melakukan desain interior yang optimal akan
mampu mengubah citra perpustakaan menjadi tempat yang menarik untuk dikunjungi
sekaligus dirindukan oleh penggemarnya.
Inilah denah tempat untuk sebuah perpustakaan dan desain
pernik-perniknya.
Sistem Layanan
Menurut
Neufert ada 2 sistem pola perpustakaan yaitu :
1. Sistem Pola Terbuka yaitu sistem yang menggunakan penyimpanan
buku secara ‘tumpukan terbuka’ dilengkapi dengan ruang baca di dekatnya dan
bukan diantara rak-rak. Bentuk ini banyak dijumpai di Amerika Serikat
2. Sistem akses tertutup yaitu di mana si pembaca tidak dapat
mengambil buku sendiri melainkan harus melalui petugas dan buku dicari melalui
katalog yang tersedia.
Sistem
layanan sebuah perpustakaan dan perawatan koleksi memang harus dilakukan. Pada perpustakaan
ini untuk layanan sirkulasi, saya menerapkan sistem pola terbuka. Yang dimaksud dengan sirkulasi adalah
space atau ruang diluar perabot, biasanya digunakan untuk lalu lintas
pengunjung atau pengelola perpustakan. Pengunjung dapat dengan bebas memilih atau
mencari buku yang ingin dibacanya tanpa bantuan atau dengan bantuan pustakawan
(pengelola perpustakaan). Kelemahan dari layanan ini adalah buku mudah rusak,
dicuri/diambil orang atau susah ditemukan. Kesulitan penemuan buku ini terjadi
karena biasanya pengunjung tidak menyimpan buku yang sudah dibacanya ketempat
semula (asal) sesuai penomoran buku (klasifikasi).
Untuk
ruangan referensi pada perpustakaan ini saya menerapkan system pola tertutup. Referensi
adalah salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan, yang khusus
melayankan koleksi referensi pada pemakai. Koleksi yang ada di layanan
referensi tidak bisa dipinjam oleh pengguna hanya boleh dibaca ditempat dan
apabila ingin mengcopy boleh di fotocopy di perpustakaan tersebut yang sudah
disediakan.
Pada
ruangan referensi ini disendirikan agar pengguna dapat membedakan antara
ruangan sirkulasi dan referensi tentunya koleksi yang ada di referensi tidak
boleh dibaca di area sirkulasi, ini dimaksudkan agar kolek tetap terjaga
keamanannya. Perpustakaan memberi penyekat kaca atau partisi untuk membatasi
pengunjung (ruang baca) dengan tempat penyimpanan (stock) koleksi perpustakan. Berikut
ini desain untuk ruangan referensi.
Penempatan Rak Buku
Untuk menempatkan rak-rak buku dalam
ruang perpustakaan, pustakawan (pengelola perpustakaan) harus memperhatikan
luas ruang, banyaknya furnitur, letak jendela dan pintu serta tinggi plafon
ruangan tersebut. Saya meletakkan rak buku tidak menempel pada dinding. Ini
dimkasudkan agar koleksi atau buku dapat mencakup lebih banyak di rak sihingga
tidak memakan banyak rak. Tentunya model rak juga disesuaikan dengan tempat
agar nyaman dalam pengambilan buku serta tmenyenangkan. Tidak hanya itu,
sirkulasi udara pun perlu diperhatikan. Tidak adanya pertukaran udara, antara
udara luar dengan udara di dalam ruangan menyebabkan ruangan terasa pengap.
Sebagai antisipasi dari kepengapan tersebut adalah digunakannya alat bantu AC (air
conditioner), ventilasi atau penempatan jendela pada dinding ruang perpustakaan.
Ruang Baca
Ruang baca tidak sekedar dirancang
untuk mengakomodasi kebutuhan fisik dan kebutuhan visual (lihat) saja,
melainkan disesuaikan dengan fungsi yang mendukung ruang tersebut. Secara
fisik, semua orang membutuhkan besar ruang tertentu untuk merasa aman dan
nyaman dalam membaca. Jumlah dan bentuk ruang ini bervarasi, tergantung pada
luas ruang perpustakaan, aktivitas dan pengguna. Di perpustakaan ini saya
mendesain meja dan kursi yang bervarian bentuk untuk dipengunakan membaca. Ada
yang melingkrar dimana ini cocok untuk berdiskusi. Ada yang persegi panjang biasa
juga.
Sistem Pencahayaan
Pencahayaan
menjadi salah satu unsur utama dalam menciptakan suasana nyaman (comfort) dalam
ruang. Sumber pencahayaan dapat berasal dari sumber cahaya alami (natural
lighting, misal sinar matahari, sinar bulan, sinar api dan sumber dari
alam) dan sumber cahaya buatan (artificial lighting, misal lampu).
Sumber pencahayaan ini menimbulkan efek-efek dan memberi pengaruh sangat luas
kepada pembaca perpustakaan atau penghuni
ruangan tersebut.
Sumber
pencahayaan dari matahari biasanya melalui atap/vide, jendela, genting
kaca dan sebagainya. Cahaya dari sumber alam ini sangat baik untuk kesehatan.
Sedangkan pencahayaan buatan dalam perancangan ruang dapat bersumber dari lampu
atau permainan bidang kaca. Berikut contoh pemakaian lampu dalam ruang
perpustakaan.
Kegiatan perkantoran di perpustakaan
Administrasi Dokumen
Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan atau
keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh peru-sahaan dalam rangka
pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun
tere-kam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau
didengar.
Berikut pengolahan doumen.
1.
Pemeriksaan
atas dokumen yang rusak
2. Inventarisasi Dokumen
3.
Penyimpanan
dokumen
4.
Penyusutan
dokumen
Berikut beberapa proses
yang dilakukan dalam penyusutan arsip :
a. Identifikasi
Identifikasi merupakan
kegiatan pemilahan arsip berdasarkan isi informasi dan kondisi fisik. Isi
informasi identifikasi arsip asli dilakukan berdasarkan prioritas pertama dan
prioritas kedua, yaitu nilai guna penelitian dan historis permanen tanpa
memperhatikan bentuk arsip.
Kondisi fisik dipisahkan berdasarkan media, arsip bebas dari
jamur, arsip dalam kondisi buruk, rapuh atau rusak harus diperbaiki atau
dibuat copy lebih dahulu, staple dan penjepit
harus dibuang, dokumen yang terlipat harus diluruskan.
b. Pembuatan
Daftar Penyusutan Arsip
c. Pembuatan
Berita Acara
d. Pelaksanaan
Penyusutan
Komunikasi
Perkantoran dalam Perpustakaan
1.
Peningkatan
Kemampuan Mendengarkan
Setiap petugas perpustakaan harus belajar atau
menyiapkan diri mampu mendengar ide dan masalah orang lain dengan baik dan
tulus. Jadi, akan sangat baik jika semua pegawai perpustakaan memiliki
kemampuan mendengarkan, sehingga diharapkan dapat menekan ketidakmampuan
mendengarkan secara bijaksana.
2.
Peningkatan
Kemampuan Berkomunikasi dengan Pengguna Perpustakaan
Kemampuan berkomunikasi secara efektif dan efesien
bagi petugas perpustakaan sangatlah penting. Berkomunikasi dengan pengguna
perpustakaan melibatkan interaksi sosial yang komplek, baik verbal maupun non
verbal. Misalnya kemampuan mengomunikasikan bagaimana menelusur informasi
dengan menggunakan salah satu program computer, bisa menemukan lokasi buku yang
ada di perpustakaan dengan cepat dan dapat menggunakan teknologi informasi yang
baru.
3.
Peningkatan
Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal atau bahasa isyarat adalah
pandangan mata, anggukan kepala, ekspresi wajah, gerakan tangan dan cara
berpakaian. Hal tersebut dapat membuat komunikasi lebih baik dan pembicaraan
akan terasa lebih akrab serta bermakana apabila berkomunikasi saling menatap
muka. Namun pandangan mata dan senyum yang berlebihan akan mengundang anggapan
yang mungkin kurang baik. Jadi perlu adanya keseimbangan.
4.
Melakukan
Simulasi Kemampuan Berkomunikasi di Perpustakaan
Seorang pimpinan ataupun staff perpustakaan yang
memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik akan cenderung lebih berhasil
dibanding mereka yang lemah dalam berkomunikasinya. Oleh karena itu, untuk
pengembangan karir di perpustakaan baik sebagai pimpinan atau staf, maka harus
dimulai dari kemampuan pengembangan berkomunikasi.
Kegiatan
Utama Perpustakaan
1.
Pengadaan
Kegiatan ini dilakukan
dalam rangka pengembangan koleksi. Pembaca akan bosan jika koleksi perpustakaan
tidak lengkap. Berikut ini adalah hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam
merumuskan kebijakan pengembangan koleksi :
·
Kelompok-kelompok pengguna yang ada dalam populasi yang dilayani
·
Kebutuhan pengguna
·
Jenis koleksi
·
Kriteria bahan pustaka
·
Jumlah eksemplar
·
Bahasa bahan pustaka yang dilayani
Kegiatan pengadaan dapat dilakukan
dengan beberapa cara yaitu :
· ~Pembelian
Pembelian dapat dilakukan pada toko
buku lokal, langsung ke penerbit, agen buku, ataupun melalui pemesanan ke luar
negeri. Dengan adanya kemajuan teknologi informasi, kita bisa juga melakukan
pembelian lewat internet. Situs yang paling terkenal yaitu Amazon.com.
· ~ Pertukaran
Tambahan bahan pustaka untuk suatu
perpustakaan dapat diperoleh dengan cara pertukaran. Untuk melakukan kegiatan
ini perpustakaan perlu memiliki terbitan sebagai bahan pertukaran. Terbitan
tersebut dapat berupa hasil penerbitan perpustakaan sendiri, lembaga induknya,
atau bahan pustaka yang ada di perpustakaan, biasanya yang diterima sebagai
hadiah, tetapi tidak dijadikan koleksi karena tidak sesuai dengan kebutuhan
pengguna setempat.
· ~Hadiah
Bahan pustaka dapat diperoleh dari
hadiah suatu instansi, perusahaan, ataupun dari perorangan. Dengan adanya
hadiah ini, perpustakaan dapat menghemat biaya pengadaan. Namun bahan pustaka
ini dapat diterima jika memenuhi persyaratan perpustakaan yang disesuaikan
dengan kebutuhan penggunanya.
2.
Pengolahan
Bahan Pustaka
Setelah
buku diterima maka harus melalui proses pengolahan dahulu sebelum disajikan
pada penggunanya. Secara garis besar pekerjaan yang dilakukan di bagian
pengolahan bahan pustaka adalah :
·
Pemberian nomor induk pada buku baru
·
Pembuatan deskripsi bibliografi
·
Pemberian tajuk subjek dan nomor klasifikasi
·
Pengetikan lembar stensil/input dalam pangkalan data untuk
pembuatan kartu katalog
·
Penggandaan kartu katalog menggunakan mesin duplikator atau
komputer
·
Penjajaran kartu katalog menurut aturan yang sudah ditentukan
·
Pemberian label
·
Penempelan kantong buku dan slip tanggal kembali serta
menyisipkan kartu buku
·
Penjajaran buku ke rak
3.
Pelayanan Bahan Pustaka
· Pembuatan Kartu anggota
· Peminjaman buku
· Pengembalian buku
· Penagihan buku yang terlambat
· Layanan informasi
· Statistik
Mesin-mesin di Perpustakaan
1.
Computer
2.
Telepon
Reprografi
1.
Printer
2.
Fotocopy
3.
Risograf
4.
Scanning
5.
Percetakan
C. Penutup
Perpustakaan memiliki konsep yang sama dengn perkantoran.
Perpusakaan juga mengandung konsep menejemen dan konsep administrasi
perkantoran. Banyak hal yang perlu diperhatikan seperti tempat dan layout
lingkungan perpustakaan. Penataan ruangan yang ideal akan mendatagkan rasa
kenyamanan bagi pengunjung perpustakaan dan tentunya memilih lebih lama di
perpustakaan. Selain itu ada kegiatan perkantoran juga seperti administrasi
dokumen agar dokumen dapat dikelolah dengan baik sesuai presedur yang
diterapkan. Komunikasi perkantoran juga tak kalah penting karena disinilah
hubungan antara pimpinan, staff, pustakawan maupun pemustaka saling terjalin. Tentunya
tidak melupakan kegiatan utama perpustakaan yaitu pengadaan, pengolahan bahan
pustaka dan pelayanan bahan pustaka. Di dalam perpustakaan tentunya memerlukan
perangkat teknologi atau mesin yang mendukung kinerja seperti computer,
telepon, dan reprografi.
Daftar Pustaka
Wikipedia. “Menejemen
Administrasi Perkantoran”. http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran. Diakses 27 Juni 2013.
Varditama. 2012. “Proses
Pengolahan Dokumen”. http://kuliahilmuinformasidanperpustakaan.blogspot.com/2009/12/proses-pengolahan-dokumen.html. Diakses 27 Juni 2013.
Fiki, Yuandana. 2012. “Penyusutan
Arsip”. http://yuandana-fiki.blogspot.com/2012/05/penyusutan-arsip.html. Diakses 27 Juni 2013.
Prabowo, Harry. 2013. “5 Printer
Infus Epson”. http://www.bangharry.info/5-printer-infus-epson.html. Diakses 28 Juni 2013.
http://www.pcworld.co.uk/gbuk/printers-ink/printers-scanners/scanners/canon-canoscan-lide-210-flatbed-scanner-07540833-pdt.html. Diakses 28 Juni 2013.
http://perangkat-keras-komputer.tokobagus.com/komputer-pentium-iv-dan-lebih-baru/paket-komputer-murah-untuk-kantor-dan-sekolah-22946226.html. Diakses 28 Juni 2013.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar